Aitek S.p.A. ha impostato la sua presenza sul mercato come una società realmente innovativa che si fonda su una solida e duratura reputazione, probabilmente il suo valore più importante. Tale reputazione deriva dalla sua modalità di operare sui mercati e dall’applicazione Codice Etico adottato da Aitek, costituito da un insieme di principi e di regole la cui osservanza è di fondamentale importanza per il buon funzionamento e il miglioramento dell’affidabilità dell’Azienda.

Il Codice Etico descrive i valori, i principi e le regole applicabili a tutti i soggetti all’interno di Aitek sui quali la Società ha costruito la sua crescita e le sue relazioni basate sulla fiducia con i clienti, i partner commerciali, i dipendenti e i collaboratori esterni.

Mediante il Codice Etico Aitek:

• definisce le proprie responsabilità etiche e sociali verso i diversi portatori di interessi interni ed esterni, quali ad esempio: azionisti, dipendenti, collaboratori, fornitori, Enti Pubblici, Clienti, ecc.;
• ricerca forme di bilanciamento e/o punti di equilibrio tra i molteplici interessi e le legittime aspettative avanzate dai portatori di interessi.

Il comportamento individuale e collettivo dei dipendenti e collaboratori dell’Azienda deve perciò essere in sintonia con le politiche aziendali e deve tradursi concretamente in collaborazione, responsabilità sociale e rispetto della normativa vigente seguendo gli standard di comportamento individuati dal Codice Etico.

I VALORI FONDAMENTALI

I valori fondamentali su cui si basa il Codice Etico aziendale sono i seguenti:

1 – Integrità ed etica

• Operiamo in buona fede e con onestà ed equità tenendo fede agli impegni in base a contratti chiari e ben definiti.
• Rispettiamo la riservatezza delle informazioni aziendali e personali.
• Rispettiamo e applichiamo l’etica locale e internazionale e i valori professionali.

2 – Rispetto delle persone

• Teniamo sempre presente le conseguenze delle nostre azioni sugli altri.
• Riconosciamo e valutiamo il contributo personale.
• Rispettiamo le differenze, rispettiamo gli altri e non discriminiamo il prossimo in base alla sua nazionalità, origine etnica, età, sesso o alle sue credenze religiose o politiche.

3 – Professionalità

• Operiamo in modo professionale rispettando i codici e le procedure.
• Ricerchiamo la massima soddisfazione del Cliente.

4 – Rispetto sociale e ambientale

• Rispettiamo la comunità, la gente e l’ambiente in cui viviamo e lavoriamo e teniamo sempre in considerazione l’impatto del nostro operato su di essi.

I PRINCIPI CHIAVE

1 – Applicare rigorosamente il Codice Etico L’applicazione del Codice Etico garantisce una corretta condotta nel lavoro di tutti i giorni. Ognuno ha l’obbligo di conoscere e applicare il Codice Etico.

2 – Ispirare sempre la nostra condotta ai principi di trasparenza, onesta ed equità Nessun dipendente deve agire in modo da infrangere i valori, principi o le regole del nostro Codice Etico, o da commettere una violazione di qualsiasi legge o regolamentazione vigente, portando a giustificazione il fatto di aver agito nell’interesse dell’azienda. Nessun obiettivo aziendale deve essere imposto o accettato se può essere raggiunto solo infrangendo leggi o regolamenti.

3 – Osservare in modo pieno le leggi e la regolamentazione dei Paesi in cui operiamo La conformità con il Codice Etico richiede il possesso di valori etici e non semplicemente il rispetto di una legge o regolamentazione. Se, tuttavia, il rispetto del Codice Etico o dei suoi principi e delle sue regole di applicazione porta all’infrazione delle leggi locali e delle regolamentazioni, queste ultime hanno sempre un carattere prevalente e devono essere osservate.

4 – Lottare contro la corruzione Aitek è impegnata pienamente nella lotta contro ogni forma di corruzione in ogni Paese in cui opera. Nessun dipendente di Aitek è autorizzato a promettere, offrire o pagare, sia direttamente che indirettamente, tangenti a nessuno con l’obiettivo di procurarsi ordini o di ottenere vantaggi economici.

NORME E STANDARD DI COMPORTAMENTO

1 – Criteri guida nelle politiche verso i destinatari

Aitek si impegna a garantire:

Imparzalità ⇒ offrire pari opportunità di lavoro a tutti i dipendenti e collaboratori sulla base delle qualifiche professionali e delle capacità di rendimento, senza discriminazioni basate su etnia, religione, opinioni, nazionalità, sesso, età, condizioni fisiche e sociali;

Ambiente di lavoro ⇒ garantire che nelle relazioni di lavoro, interne ed esterne, non venga dato luogo a molestie sessuali né adottati comportamenti o iniziative che creino un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti di singoli o di gruppi di lavoratori, che interferiscano negativamente con l’esecuzione di prestazioni lavorative altrui o che ostacolino le altrui prospettive di lavoro e/o carriera, per meri motivi di competitività personale;

Sviluppo ⇒ sviluppare le capacità e le competenze di ciascun dipendente e collaboratore con attività di formazione e di aggiornamento;

Valore risorse ⇒ garantire un trattamento equo basato su criteri di merito e di competenza;

Salute e sicurezza ⇒ promuovere e proteggere la salute e la sicurezza dei propri dipendenti e collaboratori. Si impegna inoltre a considerare con particolare attenzione la condizione di chi avverta disagio in presenza di fumo, fermo restando l’indirizzo di non fumare nei luoghi di lavoro salvo in quelli autorizzati, contraddistinti da apposite indicazioni.

I destinatari si impegnano ad osservare:

Responsabilità ⇒ Fornire la prestazione contrattualizzata, coerentemente con i compiti, gli obiettivi e le responsabilità assegnate, senza delegare ad altri dipendenti o collaboratori il compimento di attività o l’adozione di decisioni di propria spettanza;

Diligenza ⇒ Rispettare l’orario di lavoro, se dipendenti, salvo giustificato motivo e limitare le assenze dal luogo di lavoro a quelle strettamente necessarie; dedicare le adeguate risorse, in termini di tempo e dedizione ai compiti assegnati per il perseguimento dei relativi obiettivi, se collaboratori;

Rispetto ⇒ Adottare un comportamento rispettoso e sensibile verso gli altri, evitando di prestare servizio sotto l’effetto di sostanze alcoliche, stupefacenti o di analogo effetto e di consumare o cedere a qualsiasi titolo sostanze siffatte durante la prestazione lavorativa;

Clima aziendale ⇒ Contribuire alla creazione di un clima professionale in cui tutti i colleghi si sentano coinvolti positivamente nel raggiungimento degli obiettivi aziendali;

Onestà ⇒ Impiegare i beni e le risorse messi a disposizione nel rispetto della loro destinazione aziendale d’uso ed in modo da tutelarne la conservazione e la funzionalità in quanto ogni destinatario è considerato direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni e delle risorse a lui affidate per lo svolgimento delle proprie mansioni; pertanto si impegnano anche a non utilizzare le linee telefoniche dell’ufficio per esigenze personali, salvo casi di emergenza, e si attengono alle disposizioni del Regolamento aziendale per l’utilizzo del sistema informatico per l’utilizzo di Internet e della posta elettronica; si impegnano inoltre a non utilizzare i veicoli aziendali per svolgimento di compiti personali e a non trasportare persone estranee all’Azienda, salvo espressa autorizzazione della stessa;

Riservatezza ⇒ Usare la massima cautela e cura nell’utilizzo di informazioni non di pubblico dominio derivanti dallo svolgimento delle proprie mansioni. Le informazioni e ogni altro materiale ottenuti nello svolgimento del proprio lavoro sono di proprietà dell’Azienda. I destinatari si impegnano a non divulgare, usare o comunicare informazioni e/o qualunque altro genere di notizie, documenti, dati, ecc., connessi agli atti e alle operazioni proprie di ciascuna mansione o responsabilità che abbiano carattere di riservatezza senza specifica autorizzazione;

Diritti e marchi ⇒ Le informazioni tecniche, commerciali e finanziarie, i programmi informatici, le metodologie, i segreti commerciali, i database, le invenzioni, il know how, le conoscenze sviluppate o acquisite da Aitek e le informazioni che non sono rette da accordi di non divulgazione devono essere trattate in modo strettamente riservato. L’utilizzo di tali informazioni deve essere limitato a scopi professionali autorizzati, con assoluta esclusione di scopi personali e deve essere condiviso o concesso solo a persone autorizzate.

Conflitto di interessi ⇒ Evitare tutte le situazioni ed attività in cui si possa manifestare un conflitto di interessi tra attività economiche personali e mansioni ricoperte in Azienda o interessi dell’Azienda stessa. Se dovessero comunque insorgere, in maniera occasionale, situazioni di conflitto o situazioni di potenziale conflitto, è richiesta la massima comunicazione e trasparenza verso il responsabile o la funzione referente per gli eventuali provvedimenti del caso.

Omaggi ⇒ Accettare od offrire in maniera diretta o indiretta atti di cortesia commerciale, quali omaggi, pagamenti e benefici, solo quando siano tali da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi per sé o per l’Azienda in modo improprio. Il dipendente o collaboratore che riceva/offra omaggi tali da non poter essere ascrivibili a normali corretti rapporti di cortesia deve informare direttamente il proprio responsabile o la funzione referente e rifiutare.

Salute e sicurezza ⇒ Partecipare al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.

Responsabilità amministrativa ⇒ Particolare valenza assume la trasparenza, l’accuratezza e la completezza dell’informazione di Bilancio. A tal proposito ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente. Le informazioni che confluiscono nei “report” periodici o nella contabilità, sia generale che analitica, devono attenersi ai principi di trasparenza, correttezza, completezza ed accuratezza. Le scritture contabili devono essere basate su informazioni precise, esaurienti e verificabili. Ogni scrittura nei libri contabili deve riflettere la natura dell’operazione, rappresentarne la sostanza e deve essere basata su una adeguata documentazione di supporto in modo da consentire:

• l’agevole registrazione contabile;
• l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
• l’accurata ricostruzione dell’operazione.

2 – Criteri guida nelle politiche verso terzi

I dipendenti e collaboratori devono informare in maniera adeguata i terzi del contenuto delle disposizioni del Codice Etico, al fine di uniformare i comportamenti degli stessi alle presenti disposizioni.

Rapporti con Clienti e Fornitori ⇒ Ogni destinatario è tenuto a svolgere le proprie mansioni con l’obiettivo di ottenere la massima soddisfazione del Cliente. Quando richiesto, ogni destinatario è tenuto a fornire assistenza e informazioni, in maniera cortese, educata, corretta ed esauriente. La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto devono essere basate su una valutazione obiettiva di:

• qualità di beni e servizi richiesti;
• prezzo dei beni e servizi richiesti;
• capacità della controparte di fornire e garantire tempestivamente beni e servizi di livello adeguato alle esigenze dell’Azienda.

Rapporti con la Pubblica Amministrazione ⇒ L’assunzione di impegni con la Pubblica Amministrazione è riservata esclusivamente alle Funzioni aziendali a ciò preposte. I destinatari non devono promettere, offrire o accettare pagamenti o beni a pubblici funzionari per promuovere o favorire gli interessi dell’Azienda, salvo che non si tratti di atti di cortesia commerciale di modico valore e tali da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire vantaggi per sé o per l’Azienda in modo improprio. In caso di offerte/proposte da pubblici funzionari, il dipendente o collaboratore deve riferire al proprio responsabile o funzione competente e rifiutare. Nel corso di rapporti (contatti, richieste, trattative, etc.) con la Pubblica Amministrazione non è consentito al personale incaricato dall’Azienda, interno ed esterno, di cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte. Nel corso di gare con la Pubblica Amministrazione si deve operare nel rispetto delle norme e delle corrette pratiche commerciali, rispettando le regole della concorrenza. L’Azienda non può farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da soggetti terzi (consulenti, etc.) quando si possano creare conflitti di interesse. È cura dell’Azienda diffondere contenuti ed obiettivi del presente Codice Etico fra tutti i destinatari (interni ed esterni) in maniera che applichino le direttive etiche aziendali. Nel corso di rapporti (contatti, richieste, trattative, etc.) con la pubblica amministrazione, non è consentito intraprendere, direttamente o indirettamente, le seguenti azioni:

• esaminare o proporre opportunità di lavoro e/o commerciali che possano avvantaggiare soggetti della pubblica amministrazione;
• sollecitare od ottenere informazioni riservate che possano compromettere la reputazione o l’integrità di una o di entrambe le parti;
• offrire o fornire omaggi/utilità.

Rapporti con i mass-media ⇒ I rapporti con la stampa sono tenuti da funzioni autorizzate e sono svolti in coerenza con la politica di comunicazione definita dall’Azienda. Le informazioni fornite devono essere veritiere, complete, accurate, trasparenti e tra loro omogenee.

IMPLEMENTAZIONE DEL CODICE ETICO

DOCUMENTAZIONE – Tutti i collaboratori di Aitek dovranno attenersi alla seguente documentazione:

• il presente Codice Etico;
• tutte le corrispondenti procedure interne;
• ogni altra norma locale o tecnica che ha attinenza con le questioni etiche.

AMBITO DI IMPLEMENTAZIONE – Il Codice Etico si applica a tutti i dipendenti di Aitek, che devono rispettarlo, cosi come a tutti i partner commerciali (ossia intermediari, partner di joint venture, collaboratori esterni, agenti e fornitori), che devono aderire al Codice Etico nello svolgimento di tutte le attività con o per conto di Aitek.